Privacyreglement en cookies

Om ons werk goed te kunnen uitvoeren, hebben wij klantgegevens nodig. Wij gebruiken deze alleen waarvoor ze bestemd zijn. Uiteraard gaan wij vertrouwelijk om met deze gegevens en is uw privacy bij ons gewaarborgd. In ons Privacyreglement worden de rechten en plichten van u en van WSN in verband met het verstrekken en gebruiken van uw gegevens op een zo goed mogelijke wijze vastgelegd.

Algemeen
WSN legt gegevens vast van haar klanten voor het uitvoeren van haar taken. Voor het vastleggen van uw persoonsgegevens is WSN aan wettelijke regels gebonden. In dit privacyreglement worden de rechten en plichten van u en van WSN in verband met het verstrekken en gebruiken van uw gegevens op een zo goed mogelijke wijze vastgelegd. Omdat regels en inzichten veranderen zal dit privacyreglement indien nodig geactualiseerd worden.

Ons doel
Ons doel is om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Wij willen u gerichte en persoonlijke service aanbieden en daar hebben wij uw persoonsgegevens voor nodig. Wij zorgen er voor dat wij hierbij voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op het gebruik van persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening transparant, betrouwbaar en persoonlijk is. U kunt erop vertrouwen dat wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan.

Wat zijn persoonsgegevens?
Zodra gegevens er toe leiden dat u kunt worden geïdentificeerd als persoon, worden deze gegevens persoonsgegevens genoemd. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn uw naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en bankrekeningnummer. Ook kan uw IP-adres of gebruikersnaam als persoonsgegeven worden aangemeld.

Doel verwerking persoonsgegevens
Voor een aantal diensten maken wij gebruik van externe partijen die ons ondersteunen bij het leveren van diensten. Uiteraard maken wij met deze partijen goede afspraken over de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. WSN en de met haar gelieerde ondernemingen verwerken uw persoons-gegevens in het kader van haar taken als woningcorporatie. Uw gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt voor het verhuren, beheren, onderhouden en het verkopen van bedrijfs- en met name woonruimtes. De gegevens worden ook gebruikt voor het zorgdragen voor een goede woonomgeving, bijvoorbeeld als er sprake is van overlast, woonfraude, handelingen in strijd met de Opiumwet en andere strafwetgeving. Daarnaast worden de gegevens gebruikt voor het analyseren van klantgedrag en het verbeteren van de dienstverlening.

(Elektronische) Verwerking
WSN zal niet meer gegevens verwerken dan voor haar taken noodzakelijk zijn. Verwerking gebeurt altijd overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens, die op dat moment van toepassing is.

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien:

• De betrokkene voor verwerking zijn toestemming heeft verleend;
• De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de correcte uitvoering van de contractuele relatie tussen partijen en de relatie tussen de contractpartijen van WSN onderling;
• Dit nodig is zodat WSN haar wettelijke plichten kan nakomen;
• WSN een ander gerechtvaardigd belang heeft dat te doen. Dat is bijvoorbeeld het geval als de gegevens geanonimiseerd worden voor statistische doeleinden of om de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen onderzoeken;
• WSN kan voor de uitvoering van haar taken derden inschakelen buiten haar organisatie. Deze derden zullen gebonden zijn aan dezelfde rechten en plichten als WSN in het kader van dit privacyreglement en de Nederlandse wet;
• WSN zal de persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden of goede doelen gebruiken;
• Naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor de huuradministratie van WSN worden eveneens gegevens omtrent overlastsituaties of huurschulden opgenomen in het dossier. Deze dossiers zijn alleen in te zien door medewerkers van WSN die gezien hun functie over die informatie dienen te beschikken.

Website en gebruik van cookies
WSN maakt op haar website gebruik van cookies. Dit zijn eenvoudige bestandjes met gegevens die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen. Wij gebruiken functionele cookies om het gebruikersgemak op onze website te vergroten, bijvoorbeeld door:

• Ingevulde informatie te onthouden, zodat u tijdens een websitebezoek niet op verschillende momenten dezelfde informatie hoeft te verstrekken;
• Informatie van de ene pagina naar de volgende door te geven;
• Vastgelegde voorkeuren te onthouden
• Instellingen op te slaan die zorgen voor een optimale weergave van de website.

Op onze website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor de wijze waarop die organisaties omgaan met de gegevens die u op deze websites invult. Voor meer informatie over het privacybeleid van deze websites, adviseren wij u om het privacyreglement van de betreffende website te raadplegen.

Rechten betrokken klanten/huurders
Betrokkene heeft het recht op inzage in zijn of haar dossier. De betrokkene kan dat schriftelijk of mondeling bij WSN vragen. Bij het verzoek zal de betrokkene gevraagd worden zich te identificeren. Op het verzoek wordt binnen een termijn van vier weken schriftelijk beslist. Als de termijn niet gehaald kan worden, wordt dit schriftelijk voorzien van motivatie gecommuniceerd met betrokkenen. Indien belangen van derden betrokken zijn, met name omdat ze in het dossier genoemd worden, zal WSN gerechtigd zijn eerst met die derden te overleggen. Zonodig zullen de gegevens van derden door WSN worden afgeschermd. Een derde heeft het recht zich te verzetten tegen het niet afschermen van zijn naam of het delen van zijn gegevens. De derde heeft voor dat verzet 14 dagen de tijd. WSN zal de derde in kennis stellen van de termijn op het moment dat hij de derde informeert over het gedane verzoek tot inzage.

De betrokkene heeft altijd het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren. Hij kan ook staan op verwijdering van niet relevante gegevens. Op een verzoek tot aanpassing wordt binnen 14 dagen beslist. Iedere beslissing wordt gemotiveerd.

De rechten van betrokkenen en derden kunnen in bepaalde gevallen beperkt worden. Voorbeelden zijn de veiligheid van de staat, de bescherming van betrokkenen of derden, gewichtige economische en financiële belangen van de staat en openbare lichamen en de voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten.

WSN kan voor diverse diensten, genoemd in dit reglement, vergoedingen vragen. Deze bedragen worden vooraf bekend gemaakt. In zwaarwegende gevallen kan WSN besluiten de betreffende kosten niet in rekening te brengen. De aanvraag om het dossier in te zien is in alle gevallen kosteloos.

Delen met derden
Uw persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt als dit nodig is ter uitvoering van de door ons vastgelegde afspraken, die elders in ons privacyreglement wordt vermeld of indien dit wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld bij een vermoeden van fraude of misbruik door huurders kunnen of moeten wij persoonsgegevens aan daartoe bevoegde autoriteiten overhandigen. In alle andere gevallen vragen wij uw toestemming.

Vertrouwelijkheid
Binnen WSN zullen alleen die personen die dit nodig hebben voor de uitvoering van hun werk de persoonsgegevens kunnen raadplegen. Zij mogen dit alleen doen voor het doel waarvoor de gegevens opgeslagen worden. En alleen voor werkzaamheden in het kader van de uitoefening van hun functie. In hun arbeidsovereenkomst of een reglement zullen ze op de inhoud van dit privacyreglement worden gewezen en dienen zij zich aan de vertrouwelijkheid te conformeren. Alle werknemers en derden die in het kader van de uitoefening van hun taak inzage in de gegevens hebben zullen zich verplichten tot geheimhouding.

WSN treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik.

Bewaartermijnen
WSN zal in verband met de wetgeving dossiers en financiële stukken gedurende de wettelijke termijnen bewaren. Persoonsgegevens die steeds geactualiseerd worden en die bewaard worden voor een bepaald doel, zullen verwijderd worden zodra deze niet meer nodig zijn.

Klachten
Binnen WSN is een klachtenregeling van toepassing. Die regeling is van toepassing op dit reglement en staat gepubliceerd op de website.

Beveiligingscamera’s, elektronische toegangsregistratie en opgenomen telefoongesprekken
In verband met veiligheid van bewoners en medewerkers hangt WSN soms beveiligingscamera’s op, wordt gebruik gemaakt van elektronische toegangsregistratie en worden telefoongesprekken opgenomen. Het gaat daarbij om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners, de medewerkers en hun eigendommen. Overal waar cameratoezicht is of elektronische toegangsregistratie, hangen borden van wie deze camera’s of het elektronisch toegangssysteem zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen. Bij telefoongesprekken via het centrale nummer van WSN wordt aangegeven dat dit opgenomen wordt. We gebruiken de beelden, elektronische toegangsregistratie en opgenomen telefoongesprekken alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden, opgenomen telefoongesprekken en/of toegangsregistratie worden uitsluitend bekeken en beluisterd door daartoe bevoegde medewerkers van WSN en/of een bevoegde opsporingsambtenaar van de politie. De bewaartermijn is maximaal één maand of tot na afhandeling van op camerabeelden, toegangsregistratie of opgenomen telefoongesprek vastgelegde incident.

Inwerkingtreding
Dit reglement treed in werking op 1 februari 2018 en geldt voor onbepaalde tijd. Het reglement kan door de directie van WSN worden gewijzigd of ingetrokken. De AVG (voorheen Wet bescherming persoonsgegevens) en belangen van de betrokkenen blijven daarbij leidend.

Aanvullende versie december 2021. Dit is een uitbreiding over het cameratoezicht.